¡Acelera tus procesos y acaba con las tareas que no aportan valor!
Las aplicaciones de servicio a clientes o de gestión de casos de servicio («case management»), soportan los procesos típicos de atención al cliente. Son procesos complejos en los que intervienen tareas humanas y flujos de trabajo electrónicos relacionados con el servicio a los clientes, tales como consultas y peticiones de clientes, tratamiento de incidencias y reclamaciones. Este tipo de aplicaciones se sirven de flujos de trabajo automatizados, foros y herramientas electrónicas de colaboración, repositorios electrónicos de documentación para la solución de todo tipo de gestiones relacionadas de forma rápida y eficiente.
Expertos en Gravity Flow, una potente herramienta
Gravity Flow es, en nuestra opinión, la herramienta más potente actualmente para automatizar servicios y procesos de negocio en el universo WordPress. Se trata de la solución de automatización que utilizan notables empresas tales como: Roche, Panasonic, Verizon, Jimmy Choo.
Este plugin permite de forma estándar la automatización de procesos «sencillos» en forma de flujos de trabajo que arrancan cuando se envían entradas a través de formularios de Gravity Forms. El plugin cuenta con una funcionalidad estándar muy interesante (ej. asignación de responsables; entradas de usuario; pasos de aprobación; notificaciones automáticas) que puede ampliarse gracias a un conjunto de extensiones de pago que aportan algunas importantes características adicionales (ej. flujos de trabajo conectados entre sí; generación automática de documentos PDF; webhooks para el envío de la información a sistemas externos).
Sin embargo, en nuestra experiencia, un proceso de negocio «real» de cierta complejidad, requiere desarrollos adicionales en la forma de nuevos pasos a medida, integraciones con bases de datos y sistemas de la empresa, o nuevas extensiones funcionales específicas de la organización o del negocio de la empresa.
Tenemos una gran experiencia en el diseño e implementación de flujos de trabajo con bastante complejidad (workflows) y en el desarrollo de aplicaciones a medida utilizando Gravity Flow para conseguir soluciones automatizadas a la medida de las necesidades y la organización de la empresa. Gracias a esta experiencia, conseguimos construir la versión digital de servicios complejos personalizados que comienzan a prestarse de forma mucho más rápida y automatizada, aportando un claro valor a los clientes.
¿Por qué automatizar con flujos de trabajo?
Flujos de trabajo: flexibilidad, rapidez y eficiencia
Un flujo de trabajo es una representación de un proceso de negocio, a través de una secuencia ordenada de pasos (workflow), cuya ejecución se inicia de forma estándar al enviar un formulario. Cada paso está asignado a un determinado departamento, función o empleado, que interviene en el momento justo, ampliando y enriqueciendo el trabajo del eslabón anterior, minimizando la probabilidad de errores.
Con nuestra experiencia en programación, es posible iniciar flujos de trabajo sin el envío de un formulario, a través de una WebApp que puede convertir un click en un link o la pulsación de un botón en el desencadenante del flujo. Incluso es posible iniciar flujos de trabajo sin intervención humana, desde dentro de otros flujos de trabajo o a través de procesos programados.
Accesos y menús por departamentos y roles
Cada departamento o función cuenta con un acceso a su medida, visualizando o editando la información de su interés y aportando al proceso global. Los buzones de entrada departamentales sirven para generar colas de tareas pendientes departamentales, que pueden ser asignadas y atendidas por cualquier empleado. Los buzones de entrada personales permiten gestionar el trabajo propio de cada empleado. Las páginas de estado personalizadas permiten filtrar y buscar rápidamente información histórica desde una óptica departamental.
Integraciones con fuentes de información externa
Gracias a nuestra experiencia en integraciones, la información editada por humanos puede enriquecerse automáticamente a medida de las necesidades del negocio, obteniendo información desde cualquier fuente externa, base de datos, o aplicación departamental (ej. contactos de Salesforce, o desde cualquier otro sistema de la empresa, SAP, Microsoft Dynamics) en cualquier momento del flujo.
Variedad de tareas e infinidad de posibilidades
Bien a través de pasos estándar, bien gracias a las extensiones funcionales del propio plugin, o al desarrollo a medida de nuevos pasos de flujos de trabajo, es posible contar con la funcionalidad que requiere la organización y el proceso de negocio específico de cada empresa.
Otro nivel de control
Cada tarea se asigna a un responsable, y el flujo de trabajo guarda una trazabilidad completa de la ejecución de cada paso para poder reconstruir hacia atrás el proceso seguido por cada entrada. A partir de un control detallado de tiempos es posible generar indicadores de control del servicio o bien exportar la información detallada para generarlos desde fuera de la solución.
¿Cómo trabajamos?
En WordPressDeluxe llevamos muchos años diseñando y programando soluciones personalizadas con Gravity Flow combinadas con integraciones personalizadas y desarrollos a medida para conseguir soluciones que encajan «como un guante» en las necesidades del negocio de la empresa.
El diseño del proyecto de automatización
Diseñaremos contigo los flujos de trabajo necesarios para automatizar tus procesos de negocio, identificando tareas, responsables, formularios, informes, notificaciones, llamadas externas, … Normalmente, un buen punto de inicio es un flujograma de tareas y responsables que describa el proceso de negocio deseado.
En esta fase de trabajo, es fundamental la colaboración y que el Cliente entienda cómo funciona el software estándar, para maximizar los resultados de la automatización, y centrar el esfuerzo de desarrollo en las integraciones y las mejoras realmente necesarias.
Un buen diseño es la clave del 90% del éxito de un proyecto de automatización y suele suponer menos del 40% del esfuerzo total. Colaboraremos contigo para conseguir el mejor diseño posible.
Integraciones y desarrollos a medida
Las soluciones que utilizamos ofrecen un elevado nivel de adherencia al estándar, normalmente por encima del 60% del esfuerzo corresponde a tareas de configuración y parametrización, y buena parte del esfuerzo de programación restante, utiliza las posibilidades de extensión del propio software, lo que es una garantía de mantenibilidad y evolución a futuro gracias a las actualizaciones periódicas del software estándar.
Sin embargo, no hay proyecto de automatización que no exija un cierto esfuerzo de programación en aspectos críticos o, en algunos casos, la integración con sistemas externos clave para la empresa (ERP, CRM, marketing automation, …). Estas tareas suelen aportar aspectos clave de diferenciación del negocio de la empresa frente a sus competidores.
Somos especialistas tanto en la parametrización como, especialmente, en los aspectos clave de programación e integración que requiere cualquier proyecto de automatización de procesos de negocio.
¿Cómo podemos ayudarte?
Somos especialistas en la construcción de servicios automatizados y personalizados combinando Gravity Flow con integraciones y desarrollos a medida, así que si estáis buscando automatizar los procesos de vuestro negocio, probablemente podamos ofreceros una gran alternativa.